HammerEffekt

Kortlægning af jeres økonomiprocesser

Tak fordi I bruger 15–20 minutter på dette. Svarene giver et hurtigt, struktureret overblik over, hvor jeres økonomifunktion bruger tid på manuelle opgaver, hvor der er risiko, og hvad der med fordel kan automatiseres først.

I behøver ikke ramme præcist — vælg det interval, der passer bedst. Spørgsmål markeret med tidsforbrug er særligt vigtige for analysen.

0 af 62 felter udfyldt

Om jer

Så vi ved, hvem analysen er til.

Mailadresse

Virksomhedens navn

Kontaktperson og rolle

Antal ansatte i virksomheden

A. Bilagshåndtering og kreditorer

Indgående fakturaer fra leverandører — modtagelse, kontering, godkendelse og bogføring.

Hvor mange leverandørfakturaer behandler I om måneden?

Hvordan modtager I fakturaer? (sæt gerne flere)

Papir PDF på mail Leverandørportal EAN / e-faktura

Hvor mange timer pr. uge bruges på manuel indtastning og kontering af leverandørfakturaer? (tidsforbrug)

Hvordan foregår kontering?

Har I et godkendelsesflow på fakturaer — automatisk eller manuelt?

Hvor mange dage går der typisk fra faktura modtages til den er godkendt og bogført? (tidsforbrug)

Hvor mange timer pr. måned bruges på at rette fejl i kontering eller moms bagud? (tidsforbrug)

Er leverandørstamdata komplette og ensartede?

B. Udlæg og firmakort

Medarbejderudlæg, firmakort og kvitteringer.

Hvor mange udlæg (medarbejderudlæg) behandler I om måneden?

Har medarbejderne firmakort (fx Mastercard) til indkøb, eller lægger de selv ud og får refunderet?

Hvordan registreres/indberettes udlæg i dag (app/system, kvitteringer/papir, Excel, andet)?

Kommer korttransaktioner automatisk ind i bogføringen, eller indtastes de manuelt?

Hvor mange timer pr. måned bruges på at behandle, kontrollere og bogføre udlæg/korttransaktioner? (tidsforbrug)

Hvor lang tid går der typisk, fra et udlæg indberettes, til det er godkendt og betalt/bogført?

Er der en klar politik for, hvad der må lægges ud, og følges den?

C. Debitorer og fakturering

Udgående fakturaer, betalingsopfølgning og debitorstyring.

Hvor mange salgsfakturaer sender I om måneden?

Hvordan genereres jeres fakturaer

Hvor mange timer pr. måned bruges på rykkere og betalingsopfølgning? (tidsforbrug)

Hvad er jeres gennemsnitlige betalingstid (DSO) i dage — og følger I den? (skriv tal + ja/nej)

Hvor mange timer pr. måned bruges på debitorafstemning? (tidsforbrug)

D. Løn og personaleadministration

Lønkørsel, variable data og refusioner — ofte den mest personafhængige proces.

Hvor mange lønsedler kører I pr. måned?

Køres lønnen internt eller via lønbureau/system?

Hvor mange timer pr. måned bruges samlet på lønkørsel (indsamling, indtastning, kontrol, afstemning)? (tidsforbrug)

Hvordan indsamles variable data (timer, tillæg, kørsel, fravær)?

Hvor mange timer pr. måned bruges på at indsamle og indtaste netop de variable data? (tidsforbrug)

Afstemmes løn til bogføring og e-Indkomst manuelt?

Hvor ofte opstår fejl, der kræver korrektion eller efterbetaling?

Kan kun én person køre lønnen?

Hvordan håndteres ferie, fravær og refusioner (barsel, sygdom)?

E. Bank og afstemning

Afstemning af bankkonti, kort og betalingsplatforme.

Hvordan afstemmes bankkonti?

Hvor stor en andel af banktransaktioner matcher automatisk?

Hvor mange bankkonti/kort/betalingsplatforme afstemmes?

Hvor mange timer tager en fuld månedsafstemning af bank? (tidsforbrug)

F. Måneds- og årsafslutning

Periodelukning, periodiseringer og forberedelse til årsafslutning.

Hvor mange arbejdsdage tager jeres månedsafslutning fra start til klar? (tidsforbrug)

Hvilke trin i månedslukningen er manuelle/gentagne? (list gerne de 3 tungeste — fx periodiseringer, hensættelser, omposteringer)

Bruger I tjeklister/faste skabeloner til lukning?

Hvor mange timer af årsafslutningen kunne reelt forberedes løbende, men gøres i en spurt? (tidsforbrug)

G. Rapportering og controlling

Månedlig ledelsesrapportering og dataindsamling.

Hvor mange arbejdsdage bruger I på månedlig ledelsesrapportering? (tidsforbrug)

Trækkes rapportdata manuelt fra ERP til Excel/PowerPoint?

Hvor mange timer pr. måned bruges på at indhente kommentarer fra afdelinger (mail, opkald)? (tidsforbrug)

Genbruges samme rapportstruktur hver måned, eller bygges den forfra?

Hvor mange Excel-ark er kritiske for driften — og hvem vedligeholder dem? (skriv antal + navn(e))

H. Likviditet og budget

Likviditetsstyring, budget og forecast.

Har I et løbende likviditetsbudget, og hvor mange timer pr. måned bruges på at opdatere det? (tidsforbrug)

Hvordan laves årsbudget og opfølgning?

Hvor mange arbejdsdage tager én budgetrevision/forecast-runde? (tidsforbrug)

I. Systemer, data og integration

ERP-system, integrationer og manuel dataflytning.

Hvilket ERP-/økonomisystem bruger I, og hvilken version? (fx Business Central, e-conomic)

Hvilke systemer "taler ikke sammen" og kræver manuel dataflytning? (list de værste par)

Hvor mange timer pr. uge bruges på manuel dataflytning mellem systemer (kopier-indsæt, CSV)? (tidsforbrug)

Er kontoplanen ryddet og konsistent, eller historisk vokset?

Hvor mange systemer kræver separat manuel indtastning af samme data?

J. Organisation, personafhængighed og modenhed

Kapacitet, sårbarhed og ambition — styrer hvordan resultaterne prioriteres.

Hvor mange personer arbejder i finansfunktionen (årsværk)?

Hvilke opgaver kan kun én bestemt person løse?

Hvad ville falde fra, hvis nøglepersonen blev syg i en måned?

Har I prøvet automatisering/AI før — hvad skete der?

Hvis I kunne fjerne én tilbagevendende opgave i morgen, hvilken ville det være?

Hvad bruger finansfunktionen for lidt tid på, fordi det manuelle tager tiden?

Hvad er jeres vigtigste ambition?

Samlet vurdering: hvor mange timer om ugen bruger finansfunktionen på opgaver, der føles manuelle eller gentagne? (tidsforbrug)

Når I sender, gemmes svarene, og analysen sættes i gang. Der bliver ikke sendt noget til andre end jer.

Finans, Systemer & AI for SMV'er